| Тип запроса | Когда применяется | Срок ответа |
| Официальное письмо | В государственные органы, компании | 30 календарных дней |
| Электронный запрос | Через онлайн-формы, email | 7-14 рабочих дней |
| Устный запрос | При личном обращении | Немедленно или по договоренности |
- Шапка документа (реквизиты отправителя и получателя)
- Дата составления и исходящий номер
- Заголовок ("Запрос о предоставлении документов")
- Основной текст с обоснованием
- Перечень запрашиваемых документов
- Срок для ответа
- Подпись и контактные данные
| Элемент | Рекомендации |
| Обращение | Укажите должность и ФИО руководителя |
| Основание | Сослаться на нормативный акт (если требуется) |
| Список документов | Конкретизируйте названия и реквизиты |
| Форма предоставления | Укажите предпочтительный формат (копии, оригиналы) |
- "Прошу предоставить копии следующих документов..."
- "На основании статьи 7 Федерального закона №123..."
- "Для целей заключения договора необходимо..."
- "Просим направить ответ в течение 10 рабочих дней..."
- Почтой России (заказное письмо с уведомлением)
- Курьерской службой (с описью вложения)
- Через электронную приемную (на официальных сайтах)
- Лично в канцелярию организации (с отметкой о приеме)
| Организация | Специфика запроса |
| Госорганы | Требуется ссылка на законное основание |
| Архивы | Необходимы точные параметры поиска |
| Коммерческие компании | Указание целей использования информации |
- Запросить письменное обоснование отказа
- Подать уточненный запрос с исправлением недочетов
- Обжаловать отказ в вышестоящей инстанции
- Обратиться в суд при нарушении сроков
Грамотно составленный запрос документов должен быть четким, обоснованным и содержать все необходимые реквизиты. Соблюдение официального стиля и правил деловой переписки значительно увеличивает шансы на положительный ответ в установленные сроки.
