Отправка документов контрагентам - важная часть делового документооборота. Правильная передача документов обеспечивает юридическую значимость и своевременность обработки информации.
Содержание
Способы отправки документов контрагенту
- Электронная почта
- Системы электронного документооборота
- Курьерская доставка
- Почтовая отправка
- Факсимильная связь
Критерии выбора способа отправки
| Критерий | Рекомендуемый способ |
| Срочность | Курьер или электронная почта |
| Юридическая значимость | ЭДО с ЭП или почта с описью |
| Объем документов | Курьер для больших пакетов |
Пошаговая инструкция отправки
1. Подготовка документов
- Проверьте полноту пакета документов
- Убедитесь в правильности заполнения
- Проставьте необходимые подписи и печати
- Сделайте копии для архива
2. Отправка электронным способом
- Отсканируйте документы в хорошем качестве
- Проверьте размер файлов
- Укажите в теме письма суть отправки
- Добавьте сопроводительное письмо
- Используйте ЭП при необходимости
Форматы электронных документов
| Тип документа | Рекомендуемый формат |
| Договоры | PDF/A с ЭП |
| Счета | PDF или XML |
| Акты | PDF с ЭП |
3. Отправка бумажных документов
- Составьте опись вложения
- Выберите службу доставки
- Оформите уведомление о вручении
- Сохраните квитанцию об отправке
- Контролируйте доставку
Юридические аспекты
Подтверждение получения
- Электронная квитанция (для ЭДО)
- Уведомление о вручении (для почты)
- Подписанный экземпляр документа
- Акт приема-передачи
Сроки хранения подтверждений
| Тип документа | Срок хранения |
| Договоры | 5 лет после истечения |
| Финансовые документы | 6 лет |
Рекомендации по безопасности
- Используйте защищенные каналы связи
- Проверяйте реквизиты контрагента
- Архивируйте документы с паролем
- Ограничивайте доступ к конфиденциальным данным
